Referatet fra den ordinære generalforsamling søndag d. 25 april 2025 er nu tilgængeligt i arkivet, samt nedenfor. Bestyrelsen siger tak for et godt år, og tak til de fremmødte.

 

Referat

Grundejerforeningen Karmstengård

www.karmstengaard.dk

Facebook: Grf. Karmstengård

Referat fra ordinær generalforsamling søndag den 25-04-2025, klokken 15.30

Sted: Græstedgaard, Udlejrevej 13B, Ølstykke

Dagsorden:

1. Valg af dirigent.

1. • Formanden, Søren Larsen bød velkommen, og takkede de tilstedeværende for deres fremmøde. På bestyrelsens forslag blev Svend Åge Sørensen med akklamation valgt til dirigent.

2. Valg af referent.

1. • Dirigenten foreslog bestyrelsesmedlem David Havndrup Munch som referent, og denne blev valgt. Herefter blev ordet givet til formanden for beretningen.

3. Beretning fra bestyrelsen om foreningens virksomhed i det forgangne år.

1. • Formanden oplyste at der har været afholdt 4 bestyrelsesmøder i det forgangne år, frem til generalforsamlingen.
   • Bestyrelsen havde desværre mistet to medlemmer. Sebastian var udtrådt som bestyrelsesmedlem, hvorefter at 1. suppleant Jesper Skytte rykkede op og tog hans post. Dertil var 2. suppleant Karsten Jensen også udtrådt, og bestyrelsen har derfor kørt uden suppleanter i en periode. Den resterende bestyrelse giver en stor tak for deres aktivitet.
   • Aktivitetsudvalget havde været meget aktive i 2024, og har havde haft arrangeret loppemarked på Karmstensvej, tøjbyttedag i Stenløse Kulturhus, og store legedag på Sandhøjen. Dertil havde bestyrelsen arrangeret sommerfest, også på Sandhøjen. Alle arrangementer havde været velbesøgt og fået megen ros fra de deltagende. Bestyrelsen håbede at Aktivitetsudvalget arrangerede lige så gode tiltag i det kommende år.
   • I forbindelse med Projekt Sandhøjen (Rævehøjen) havde vi fået en ny entreprenør til beskæring og plæneklip. Denne havde gennemgået legepladsen og resten af Sandhøjen, hvor der var blevet beskåret og fjernet ukrudt, så der var mere fremkommeligt. Dertil havde der været udført syn på alle legeredskaber, og hvor der er blevet fundet fejl, var disse blevet rettet. 
   • Der var blevet opsat en isoleret container på Sandhøjen til opbevaring af ting for grundejerforeningen. Har man noget stående som tilhører grundejerforeningen, og man gerne vil have det opbevaret, så kan man tage kontakt til bestyrelsen. Containeren er ved at blive beklædt, jævnfør kommunekrav, og der vil blive installeret strøm og lys i den på senere tidspunkt. Der er indkøbt lås for at hindre tyveri.
   • Formanden havde brugt rigtig megen tid på at følge op på syn efter gravearbejder i grundforeningen, da disse ikke er blevet udført ordentligt mange steder. Kommunen har dog desværre godkendt arbejdet, så det er meget begrænset hvilke klagemuligheder der foreligger nu.
   • Kommunen har startet gravearbejde på hjørnerne af Karmstensvej-Solsikkevej-Valmuevej, men de er gået i stå, sandsynligvis grundet udgravning af fjernvarmen i foreningen. Det tænkes at entreprenøren vil bruge pladsen til opbevaring.
   • Når arbejdet med fjernvarmen starter omkring september, så opfordrede bestyrelsen til at beboere tager fotos af deres matrikel før arbejdet går i gang, især hvis det på nuværende tidspunkt ser pænt ud. Derved er der dokumentation til brug ved eventuel opfølgning, når entreprenøren er færdig med gravearbejdet og skal rette op på fortov og indkørsler, med videre.
   • Fjernvarmeentreprenøren havde taget kontakt til bestyrelsen, for at få lov til at opbevare jord og rør på Sandhøjen i forbindelse med arbejdet. Bestyrelsen havde sagt nej til dette, da Sandhøjen er vores eneste reelle samlingssted, grønne område, og legeplads i grundejerforeningen. Samtidigt blev der til entreprenøren givet forslag på lokale alternativer til opbevaring, så som pladsen som allerede bruges på Udlejrevej, den gamle tankstation på Karmstensvej som kan lejes, samt kommunens areal for enden af Rørsangervej.
   • Formanden udtrykte med frustration at der bliver kørt rigtigt stærkt på vejene i grundejerforeningen. Bestyrelsen ville derfor meget gerne opfordre til at folk kører efter forskrifterne, 40 km/timen i hele grundejerforeningen. Der er blevet sat et stort skilt op på Karmstensvej for at minde folk om hastighedsbegrænsningen, udover den allerede eksisterende skiltning ved indkørslerne til grundejerforeningen.
   • Dirigenten spurgte om der var kommentarer til formandens beretning. Følgende spørgsmål kom fra salen:
     • Hvem er landinspektør for fjernvarmen? -Svar: Det er en landinspektør fra Taastrup. Formanden kunne ikke umiddelbart huske navnet, men ønskes dette, kan man kontakte formanden.
     • Er vi blevet tilbudt kompensation af entreprenøren hvis de bruger Sandhøjen til bevaring? -Svar: Nej. De vil lave området pænt igen som det var tidligere, men formanden melder at de andre steder han har set lignende, der er det ikke gjort ordentligt efterfølgende.
     • Vil udbedringer efter fjernvarmearbejdet blive lavet lige så ringe som alle andre steder? -Svar: Med alt sandsynlighed ja. Derfor kan vi også kun opfordre til at fotodokumentere så vidt det er muligt, og klage til kommunen efterfølgende, så hurtigt som muligt.
     • Det nævnes at hullerne som kommunen har gravet på hjørnerne af Karmstensvej-Solsikkevej-Violvej, er meget dybe og ikke afspærret, og derved kan resultere i slemme fald hvis man er uopmærksom. Der blev opfordret til at man bruger kommunens app “Tip Egedal” til at informere kommunen om det. Det uddybes af formanden at der efter kommunens plan for området skal skrabes 10 cm jord af, og der efterfølgende vil blive etableret bede og beplantning, som vil blive i lav højde for ikke at hindre udsigten og derved trafiksikkerheden i T-krydset.
   • Beretningen blev godkendt af alle tilstedeværende med akklamation.

4. Forelæggelse af det reviderede regnskab for året 2024 til godkendelse.

1. • Kassereren, Johan Hahn, forelagde det reviderede regnskab.
   • Der havde været lidt højere indtægter end forventet. Dette skyldes flere rykkergebyrer, samt at vi i foreningen regelmæssigt kontaktes af ejendomsmæglere som vil have grundejerforeningsskemaer udfyldt i forbindelse med hussalg. Sidstnævnte er vi begyndt at tage penge for, hvilket har resulteret i en merindtægt på 4.000,-.
   • Udgifterne havde dertil været lavere end forventet. Underskuddet ender på 15.095,- frem for de budgeterede 69.750,-. Kasseren meddelte at det er godt at vi i grundejerforeningen med regelmæssighed har et underskud, da staten kan træde ind hvis regnskabet bliver en overskudsforretning, grundet indtægterne fra grundleje til Telias antenne på Sandhøjen.
   • Kasseren meddelte at vi havde en fornuftig egenkapital på 434.449 ,- og en likvid beholdning på 571.761,- i Danske Bank.
   • Dirigenten spurgte om der var kommentarer til kasserens beretning. Følgende spørgsmål kom fra salen:
     • Der klages over at snerydningen kom sent i forholdet til snefald og at det ikke var tilstrækkeligt. Der opfordres til at vi bruger flere penge på snerydning. -Svar: Vi skal selv kalde entreprenøren ind, men det nævnes at denne dog også er god til selv at kigge efter om der er behov for rydning. Dertil understreges det at et stort fremmøde af beboere ved sidste års generalforsamling netop valgte nuværende løsning. Der opfordres til at folk melder det til bestyrelsen hvis de ikke er tilfredse, eller stiller forslag til ændringer til kommende års generalforsamlinger.
     • Den mængde penge vi får penge ind fra Telia, bliver den reguleret, eller er den fastsat? -Svar: Den bliver reguleret regelmæssigt.
   • Regnskabet blev godkendt ved akklamation.

5. Forslag fra bestyrelsen til budgettet 2025.

1. • Bestyrelsen foreslog at der afsættes 75.000 til udvidelse og fornyelse af legeredskaberne på Sandhøjen, for at gøre disse nutidige og mere indbydende.
   • Bestyrelsen forslog et uændret kontingent på 400,-.
   • Ovenstående forslag ville resultere i et underskud for 2025 på 66.650,-. Kasseren understregede dog at det ikke forventes at underskudet blev så højt, givet at snerydningsbudgettet er sat højt, og at starten af 2025 ikke resulterede i megen snefald og derved udgifter til rydning.
   • Dirigenten spurgte om der var kommentarer til kasserens beretning. Følgende spørgsmål kom fra salen:
     • Hvorfor er der anført værdier fra både 2024 og 2025 i budgettet til Projekt Sandhøjen? -Svar: Beklædningen af containeren er for 2024, og denne er ikke blevet færdiggjort, da containeren ankom senere end ventet.
   • Bestyrelsens forslag blev godkendt ved akklamation.

6. Vedtagelse af budget for 2025

1. • Budgettet blev godkendt ved akklamation.

7. Forslag fra medlemmer

1. • Der blev stillet forslag om at vælge et officielt Aktivitetsudvalg, som en del af grundejerforeningen: 
     • Forslag 1: Aktivitetsudvalget består af 2-15 personer og udvalget har til formål at arrangere aktiviteter, der skaber fællesskab og højner naboskabet på tværs af foreningen. Halvdelen af Aktivitetsudvalgets medlemmer vælges hvert andet år på generalforsamlingen. Det er muligt at stille op til genvalg. Medlemmerne af Aktivitetsudvalget holder til enhver tid bestyrelsen orienteret om planlagte aktiviteter, men har selvstændig beslutningsgrundlag og økonomi.
     • Forslag 2: Der stilles forslag om, at der øremærkes 20.000 kr. til udvalgets aktiviteter i 2025, samt at Aktivitetsudvalget får en selvstændig post i foreningens budget.
   • Forslagsstillerene udspecificerede at de med forslaget gerne ville aflaste bestyrelsen, samt have mere fleksibilitet, så bestyrelsen ikke skal godkende alle aktiviteter. De udtalte endvidere at det har været svært at få bestyrelsen til at støtte op om aktivitetsudvalget, grundet manglende fremmøde til planlagte møder, samt at reglerne i grundejerforeningen har gjort tingene mere besværligt end hvad nødvendigt er. Det høje budget ønskes da printinvitationerne har været meget dyre at producere, og at budgettet på 10.000,- var overskredet for 2024. Foreslagsstiller fortalte endvidere at de  har fået meddelt af bestyrelsen, at de ikke automatisk kan få godkendt en forhøjelse til 20.000,- uden om generalforsamlingen, jævnfør forslag 2. Aktivitetsudvalget har haft svært ved at arbejde med budgettet, da de ikke vidste hvor dyrt det ville være at lave print, da dette har været udført af bestyrelsen.
   • Det blev foreslået fra bestyrelsen af, at der i stedet bliver oprettet en særskilt forening, uden om grundejerforeningen. Dette skyldes at en sådan aktivitets-forening vil have flere beføjelser og muligheder, såsom muligheden for at låne kommunes lokaler, hvilket er et af de helt store nuværende problemer, da det ikke er noget grundejerforeningen har mulighed for. Efterfølgende kan foreningen så ansøge om midler fra bestyrelsen til arrangementer. Forslagsstiller meldte tilbage at de ikke så det som en løsning, da de på nuværende tidspunkt kun er 4 i udvalget, samt at en officiel forening kræver at der indhentes kontingent, og at der skal være være officiel kasser, formand, med videre, hvilket vil være for meget arbejde i forhold til hvad der ønskes at lave.
   • Ovenstående udviklede sig til en længere diskussion, og medførte en række spørgsmål fra grundejere i salen:
     • Hvorfor skal der eventuelt oprettes en særskilt forening? -Svar: Vi som grundejerforening har stort ingen muligheder for at låne kommunens lokaler, hvilket ville være fordelagtigt til f.eks. tøjbyttedag, fastelavn, halloween, med videre. Kun til generalforsamlinger har vi mulighed for det.
     • Hvor meget arbejde skal der lægges i at sidde i bestyrelsen og aktivitetsudvalget? -Svar: Formanden og kasserer er dem som lægger mest arbejde i grundejerforeningens bestyrelse. Det blev nævnt at et eventuelt medlem af bestyrelsen som sidder som formand i Aktivitetsudvalget ikke nødvendigvis behøver at lægge mange timer i andet arbejde end et givent aktivitetsudvalg, udover de forventede bestyrelsesmøder cirka 4 gange om året. Aktivitetsudvalget meddelte at de på nuværende tidspunkt havde 3 planlagte møder, og at der dertil er koordination mellem medlemmerne omkring de enkelte aktiviter, og at der bruges en del administrativt arbejde på at arrangere selve aktiviteterne. Pt. er der tre aktiviteter planlagt, grundet de få medlemmer og det lave budget, hvoraf sidstnævnte primært skyldes printsager.
     • Hvad er problemet med at oprette et aktivitetsudvalg? -Svar: Aktivitetsudvalget er pt. uafhængigt, og bestyrelsen mente ikke at vedtægterne kan lade et officielt udvalg oprettes, da det meddeles at jævnfør vedtægterne paragraf 10, styk 9, skal være et siddende medlem af bestyrelsen i et officielt udvalg, som udvalgsformand. Dertil er beløbet på 20.000,- for højt, da udlægget ikke er udspecificeret til hvad pengene skal bruges på, og bestyrelsen i sidste ende er ansvarlig for økonomien. De 10.000,- der har været brugt i 2024 ligger under medlemsarrangementer i regnskabet.
     • Forslagsstillerne sagde at de ikke tidligere var blevet informeret om at de midler har ligget under medlemsarrangementer, og derved stillede spørgsmål ved hvorfor de fik sat en klar grænse på 10.000,-. -Svar: Bestyrelsen fortalte at den ikke er langt fra aktivitetsudvalget ønsker, og pengene som udgangspunkt også kan budgeteres, men at det dog i sidste ende var bestyrelsen som stod til ansvar for budgettet, og at vedtægterne blev overholdt. Bestyrelsen gav dog forslagsstillerne ret i at kommunikationen har været mangelfuld, og at der fremover vil blive gjort en indsats for at rette op på dette. Bestyrelsen forslog derfor også på baggrund af vedtægterne, at forslagene blev trukket tilbage. Der påpeges også at der er afsat 30.000,- i budgettet til aktiviteter for 2025.
   • Bestyrelsesmedlem Jesper Skytte gav udtryk for at han ikke mente det som forslaget var opstillet, var muligt at stemme om forslag 1, da det var i strid med grundejerforeningens vedtægter. Vedtægterne siger at et officielt aktivitetsudvalg kræver at formanden i udvalget sidder som medlem i bestyrelsen. Ingen i bestyrelsen gav udtryk for at ville sidde som formand i et sådan udvalg, og opfordrede til at en fra det nuværende Aktivitetsudvalg i stedet tog den tomme bestyrelsespost som der skulle stemmes om.
     • Det blev foreslået af en grundejer i salen, at afstemningen omkring forslag 1 blev rykket til efter valget af bestyrelsen. 
     • Foreslagsstillerne trak dog forslag 1 tilbage på baggrund af diskussionen.

1. • • Efter diskussion om ordlyden af forslag 2, var der enighed om at der står i forslag 2, at der udover medlemsaktiveterne på 30.000,-, skal øremærkes yderligere 20.000,- som selvstændigt post i budgettet, til Aktivitetsudvalgets aktiviteter. Bestyrelsen skal i sidste ende godkende økonomien for aktiviteterne.

1. • • Dirigenten satte derfor forslag 2 er til afstemning, og denne blev vedtaget enstemmigt.

8. Valg til bestyrelsen.

1. • Flere bestyrelsesmedlemmer var på valg. Formand Søren Kongedam og bestyrelsesmedlem David Havndrup Munch modtog genvalg, og blev begge valgt ind igen med akklamation.

• Bestyrelsesmedlem Flemming Zent ønskede ikke genvalg. Louise Russell Wredstrøm (Bellisvejvej 26) blev valgt ind som nyt bestyrelsesmedlem i stedet, til stor akklamation. Louise er en del af det nuværende Aktivitetsudvalg, hvilket derved løste problemet med det fremstillede forslag 1.
• Bestyrelsesmedlem Jesper Skytte var på valg med 1 års løbetid, og blev valgt ind igen med akklamation. Det ene år skyldes at bestyrelsen gerne vil have løbende udskiftninger, hvilket sikrer at der altid er medlemmer i bestyrelsen.
• Bestyrelsesmedlem Sebastian Mikkelsen var udtrådt af bestyrelsen.
• Steffen Frier Albrechtsen (Violvej 28) blev valgt ind som 1. suppleant med akklamation. Steffen valgte også at træde ind i aktivitetsudvalget, til yderligere stor akklamation.
• Suppleant Karsten Jensen var udtrådt af bestyrelsen. Lars Elm (Bellisvej 28) blev valgt ind som 2. suppleant med akklamation.
• Revisorerne David Burchhardt og Dorte Funch Nielsen var ikke til stede ved forsamlingen, men blev begge genvalgt. Klaus Madsen er fortsat revisorsuppleant.

        9. Eventuelt

• • Ved afslutningen af generalforsamling blev Aktivitetsudvalget rost højt for deres arbejde i 2024 af formanden, med endnu en opfordring til at de vedblev ved deres gode arbejde, da bestyrelsen syntes det virkelig havde højnet aktiviteten og sammenholdet i grundejerforeningen.
  • Formanden takkede afgående bestyrelsesmedlem Flemming for hans arbejde i bestyrelsen gennem flere år. Dertil tak til Sebastian og Karsten for deres indsats.
  • Dirigenten spurgte derefter om der var sidste kommentarer. Følgende spørgsmål kom fra salen:
    • Kommer der information ud når der skal lægges fjernvarmerør ned? -Svar: Der kommer officiel besked ud fra entreprenøren før de starter. Den sidste information er dog at de starter i vores forening i september 2025. Bestyrelsen vil lægge lidt information op på hjemmesiden snarest, og at der blev opfordret til at man tog kontakt til entreprenøren hvis man ikke havde modtaget nogen information endnu. (Se mere information nedenfor under Bemærkninger)
    • Der er nedskrevne regler i vedtægterne for støjende adfærd, hvorfor bliver de ikke overholdt? -Svar: Bestyrelsen har ingen beføjelser eller mandater til at håndhæve dem, og kan kun opfordre til kommunikation. Bestyrelsen kan kun mægle mellem parter, og gør det gerne hvis man tager kontakt. Det påpeges at reglerne i vedtægterne er af ældre dato, og ikke nutidige jævnfør lovgivningen.

Venlig hilsen Bestyrelsen

 

Bemærkninger

Vedrørende fjernvarmeinstallation i grundejerforeningen, kan der læses mere information her. Vores grundejerforening ligger under etape 16.1 (Mellem Frederiksborgvej og Bellisvej) og 16.2 (Mellem Bellisvej og engen). For etape 16.1 er informationsmøde afholdt, og tilmeldingsfristen er d. 6. juni 2025. Gravearbejdet forventes startet september 2025. For etape 16.2 er der informationsmøde cirka 6 måneder før gravestart.

 

 

Aktivitetsudvalget inviterer igen i år til Loppemarked ved Karmstensvej 4 og 5, den 18 maj, fra klokken 10 til 14. Booking af stand foregår som anført i den fysiske invitation uddelt i beboernes postkasser.

Så få ryddet ud i skabene og gør samtidigt et godt køb før din nabo, og vær med til at gøre dagen til en stor success ligesom sidste år.

Kom og vær med til en hyggelig dag med god mad, leg, og socialt samvær. Grundejerforeningen holder sommerfest på Rævehøjen, d. 24 august fra kl. 15 og helt til den sidste beboer er gået hjem. Der vil igen være hoppeborg, slush-ice, popcorn, og diverse lege, og vi slutter af med lækker mad i storteltet. Medbring selv drikkevarer samt gerne bestik og service.

 

Billetter til fællesspisningen kan købes på Biletto.dk – Gør det før din nabo! 🙂

Det er kun nødvendigt at køb billet til mad – resten af dagen er gratis for alle grundejerens beboere. Så kom forbi uanset om i spiser med eller ej, og hyg jer med jeres naboer!

Aktivitetsudvalget inviterer familier med børn og bedsteforældre med børnebørn til et par timers sjov på Rævehøjen d. 29 juni, hvor vi stiller op med aktiviteter og lege for børnene med formålet at styrke børnefællesskabet. 😊
Smør børnene ind i solcreme, tag dem i hånden og deltag i et blomstrende fællesskab i grundejerforeningen.
På dagen vil koordinatorerne stå for to større fælleslege og derudover vil der være selvkørende aktiviteter rundt omkring på pladsen.
Dagens planlagte program:
Kl. 10:30: Sækkeløb
Kl. 11:30: Kartoffelløb
Arrangementet kræver ingen tilmelding.

Koordinatorer for arrangementet:
Stine Spangenberg (61 33 13 02)
Elisabeth Johansen (28 97 37 00)

Inden for kort tid vil vi lægge en fysisk version af invitationen i alle postkasser i grundejerforeningen, så vi sikrer at alle medlemmer får besked om arrangementet.
Vi håber, I tager godt imod initiativet og vil støtte op herom. 🥰 Meld jer endelig gerne deltagende på begivenheden på Facebook, hvis I tænker at komme, så vi kan få en nogenlunde fornemmelse af, hvor mange vi kunne være heldige at blive. 🙏🏼☀️

Venlig hilsen Aktivitetsudvalget